予約管理をExcelで続けるリスクとは？独自アプリ開発をプロが解説
「予約管理をExcelでやっているが、二重予約や更新ミスが続いている」「スタッフが増えてから管理が煩雑になってきた」Excelによる予約管理の限界を感じている事業者は多いのではないでしょうか。
予約管理の改善策は、大きく「予約管理SaaSの導入」と「自社での予約アプリ独自開発」の2つがあります。どちらが自社に合うかを間違えると、費用と時間を無駄にするリスクがあります。本記事では、株式会社ペンタゴンで代表を務める筆者が、それぞれの特徴・メリット・デメリットと、判断基準を解説します。
予約アプリの開発なら株式会社ペンタゴンにご相談ください
ペンタゴンでは、多業種の予約・受付アプリ開発を手がけてきた実績があります。
◆株式会社ペンタゴンの予約系アプリの開発事例
- 事例①宿泊予約アプリ
某有名ホテルの宿泊予約アプリを開発し、Clarityを導入。
ユーザー行動分析に基づくUI/UX改善を実施しました。 - 事例②家庭教師の予約
予約から講師との調整フローまでをアプリ化し、マッチングの効率化を実現しました。 - 事例③工事の予約
現場の空き枠と担当者の割り当てを考慮した複雑な予約ロジックを実装しました。 - 事例④土地の利用予約
空き地を使いたい業者と空き地を貸したい人とのマッチング機能を開発しました。
当社では、利用枠と運用ルールを踏まえた予約導線を設計し、スムーズな施設利用をサポートしています。「既存のSaaSが現場の運用に合わない」「Excelや電話予約に限界を感じている」「受付の混雑や入力漏れを減らしたい」といった、お客様それぞれの課題に合わせて、必要な機能に絞ったMVP（実用最小限の製品）から設計・開発をスタートできます。
Excelで予約管理を続けると起きる6つの問題
Excelでの予約管理は手軽に始められる反面、事業が成長するにつれて以下のような問題が生じやすくなります。
問題①：二重予約・記入ミス
複数のスタッフが同時にExcelを編集すると、同じ枠に別のお客様が入ってしまう「二重予約」が発生します。セルの上書き・コピーミスによる誤った予約記録も後を絶ちません。こうしたミスは顧客満足度を大きく損ないます。
問題②：変更・キャンセル対応が煩雑
電話・LINEでの連絡→Excelの修正→お客様への確認返信——という手順が繰り返され、スタッフの時間を大量に消費します。スタッフが1人増えるたびに、この負荷は比例以上に増えていきます。
問題③：追客・リピート施策が打ちにくい
予約履歴がExcelに散在していると、「前回来店から1ヶ月経ったお客様にリマインドする」「リピート回数が多い顧客にクーポンを送る」といった施策を実施するのが困難です。データが埋もれていると、マーケティングに活かせません。
問題④：属人化・引き継ぎの難しさ
「このExcelの仕様を知っているのは自分だけ」という属人化が進み、担当者の退職・休暇時に業務が止まるリスクがあります。また予約数が増えるほどファイルが重くなり、操作性が悪化します。
問題⑤：分析・集計に手間がかかる
「曜日別の予約数」「リピート率」「キャンセル率」などを分析しようとすると、毎回手作業での集計が必要になります。データを活用した経営判断が難しくなります。
問題⑥：セキュリティリスク
顧客の個人情報が詰まったExcelファイルが、適切なアクセス制限なしにメールやUSBで共有されるケースも多く、情報漏洩リスクが高い運用になりがちです。個人情報保護の観点から、早期の対策が必要です。
SaaSか予約アプリ独自開発か？特徴の比較
◆SaaS vs 独自開発の比較
| 比較項目 | SaaS | 独自開発 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 低 | 高（300万円〜） |
| 導入スピード | 速い（すぐ使える） | 3〜8ヶ月 |
| カスタマイズ性 | 制限あり | 自由 |
| 長期コスト | 月額費用が継続発生 | 運用保守費が発生 |
| データ活用 | SaaSの範囲内 | 自由に設計できる |
| 差別化のしやすさ | 難しい | しやすい |
SaaSの活用が向いているケース
- 予約管理機能がシンプルで、標準機能で十分足りる
- 費用をできるだけ抑えて早期に導入したい
- 予約以外の機能（会員管理・マーケティング）はまだ必要ない
- 小規模な事業で月額費用が負担にならない
独自開発が向いているケース
- 独自の業務フロー・予約ルールがあり、SaaSでは対応しきれない
- 予約体験を通じて顧客満足度・ブランドイメージを高めたい
- 予約データを会員管理・マーケティング施策に活用したい
- 長期的に機能拡張・施策展開を計画している
- SaaSの月額費用が積み重なり、総コストで独自開発が有利になる規模
当社でご相談をお受けする中で多いのが「SaaSから独自開発への移行」です。 最初はSaaSで始めたが、「このカスタマイズができない」「他のシステムと連携できない」「月額費用が膨らんできた」という不満が積み重なった段階で独自開発へ移行するケースが多くあります。事業の成長に合わせて、移行のタイミングを見極めることが重要です。
独自開発した場合の予約アプリの費用は？
◆開発規模別の費用目安
| 規模 | 費用目安 | 主な機能 |
|---|---|---|
| シンプル版 | 300万〜500万円 | 予約・変更・キャンセル・管理画面 |
| 標準版 | 500万〜800万円 | 上記＋リマインド通知・会員管理・決済 |
| 高機能版 | 800万円〜 | 上記＋ポイント・分析・外部システム連携 |
SaaSと比較すると初期費用は高くなりますが、「予約管理ツール」としてだけでなく「マーケティングの一手」として位置づけることで、リピート来店・顧客単価向上・スタッフ業務効率化などの効果を通じて投資を回収できます。
利用人数が50名以上で長期利用を予定している場合、3〜5年のトータルコストでSaaSの月額費用を上回るケースも多く、そのタイミングで独自開発への移行を検討する企業が増えています。
やってはいけない！脱Excel時の失敗パターン
NG①：SaaSだけ入れて運用設計をしない
ツールを入れるだけで、誰がいつどう使うかの運用ルールを決めないと、Excelのときと同じ混乱が続きます。ツールの導入と並行して運用設計を行うことが重要です。
NG②：独自開発で最初から全機能を詰め込む
「せっかく作るなら全部入れよう」は費用超過の典型原因です。最小構成でリリースし、使いながら拡張するアプローチが費用と定着率の両方を最適化します。
NG③：移行のタイミングを迷いすぎる
Excelでの管理が続く間も、二重入力・ミス・スタッフ残業というコストが積み上がり続けます。完璧な計画を待つより、まずSaaSで試して動かしながら改善していく方が、多くの場合でトータルコストを下げられます。
まとめ
Excelでの予約管理から脱却する選択肢は「SaaS」と「独自開発」の2つです。
- 今すぐ脱Excelしたい・費用を抑えたい → SaaSから始める
- 自社独自の顧客体験を作りたい・データを活用したい・長期的に成長させたい → 独自開発が近道
どちらが自社に合っているかお悩みの場合は、ぜひペンタゴンにご相談ください。
現状の課題と目指したい姿をヒアリングした上で、最適な手段をご提案します。
